2025-08-08 00:00:00
Organitzar un esdeveniment corporatiu és una inversió que ha de generar resultats clars i mesurables. Més enllà de la creativitat o de la posada en escena, l’èxit real es reflecteix en dades que demostrin el seu impacte. A CREA Group Events, amb més de 18 anys d’experiència com a agència DMC a Espanya, utilitzem indicadors estratègics —els KPI d’esdeveniments— per avaluar cada detall, des de l’assistència fins al retorn de la inversió, assegurant que cada projecte aporti un valor real a l’empresa.
Per organitzar un esdeveniment amb èxit, el més important és definir un objectiu tangible i mesurable. Això no només permet avaluar els resultats, sinó també justificar la inversió feta i optimitzar futures edicions.
Hi ha diverses maneres de mesurar l’èxit d’un esdeveniment, però en el sector corporatiu, les agències DMC coincideixen que els cinc indicadors clau són: assistència, satisfacció, participació, generació de leads i retorn de la inversió (ROI). Aquests KPI proporcionen una visió completa de l’impacte, tant en l’experiència dels assistents com en el valor comercial generat.
Mesurar l’èxit d’un esdeveniment requereix anar més enllà de les percepcions o opinions. Els KPI (Key Performance Indicators) permeten obtenir dades objectives per analitzar si s’han assolit els objectius marcats i quin ha estat l’impacte real sobre l’empresa, els assistents i el mercat.
En l’àmbit empresarial, agències DMC com CREA Group Events utilitzen un conjunt de mètriques provades que abasten des de l’interès generat en la convocatòria fins a la rendibilitat econòmica obtinguda. A continuació, et presentem els cinc KPI més rellevants per mesurar de manera integral el rendiment d’un esdeveniment.
Aquest indicador mesura quantes persones han assistit efectivament en comparació amb les que s’havien inscrit, i és un dels indicadors més clars per avaluar l’eficàcia de la convocatòria. Una alta assistència indica que la comunicació prèvia, la proposta de valor i la logística d’inscripció han funcionat correctament.
Els organitzadors solen fer servir sistemes de registre digital i control d’accessos per obtenir dades precises, tant en esdeveniments presencials com híbrids. Un dels mètodes més habituals és l’ús d’acreditacions amb codi QR o aplicacions mòbils, especialment en destinacions com Barcelona o en reunions corporatives a Madrid.
La satisfacció reflecteix la percepció dels assistents sobre l’organització, els continguts i l’experiència general de l’esdeveniment. És un indicador clau per saber si s’han complert les expectatives i si l’experiència ha estat positiva.
Habitualment es mesura mitjançant enquestes post-esdeveniment, actualment majoritàriament digitals. Una pràctica habitual és enviar qüestionaris breus que valorin aspectes com la qualitat de les ponències, la utilitat del contingut, la logística o l’ambient. Aquesta informació permet detectar fortaleses i identificar àrees de millora per a properes edicions.
La participació analitza el grau d’implicació dels assistents més enllà de la seva presència física. Un alt nivell de compromís sol generar més impacte i record de marca.
Per mesurar-lo, els organitzadors tenen en compte dades com el nombre de preguntes fetes, la participació en activitats, l’ús de hashtags oficials o la descàrrega de materials. Una de les tècniques més utilitzades és la implementació de plataformes interactives o apps mòbils que permetin fer enquestes en viu, votacions i networking digital, cosa que facilita l’obtenció de mètriques en temps real.
La generació de leads mesura quants contactes qualificats s’han obtingut durant l’esdeveniment i quin és el seu potencial de conversió. És especialment rellevant en fires, congressos i esdeveniments corporatius orientats al sector B2B.
Un mètode habitual és l’ús d’eines d’escaneig d’acreditacions, formularis digitals o apps connectades a un CRM. Això permet segmentar els leads segons el seu interès i fer-ne un seguiment posterior més efectiu, augmentant les possibilitats de conversió.
El ROI (Return On Investment) determina si un esdeveniment ha estat rendible, comparant els ingressos generats amb el cost total de l’organització. Inclou ingressos directes, oportunitats comercials, estalvi en altres canals i valor intangible com la reputació de marca.
Els organitzadors solen calcular-lo combinant mètriques financeres amb resultats qualitatius, com l’impacte mediàtic o les relacions estratègiques enfortides. Una fórmula senzilla és dividir el benefici obtingut entre la inversió realitzada i multiplicar per 100 per obtenir el percentatge.
Imaginem que una empresa organitza un congrés a Barcelona per a professionals sanitaris, investigadors i empreses del sector, amb l’objectiu de presentar avenços en tractaments innovadors i fomentar la col·laboració entre hospitals, universitats i laboratoris.
KPI d’assistència
· Objectiu: 500 assistents confirmats.
· Resultat: 480 van assistir presencialment i 120 es van connectar via streaming.
· Mesura: Registre digital amb codis QR, control d’accés a les entrades i analítica de visualitzacions en línia.
· Indicador final: 120% d’assistència respecte a l’objectiu inicial (sumant presencial i online).
KPI de satisfacció
· Objectiu: 90% de satisfacció global.
· Resultat: Enquesta digital post-esdeveniment amb una taxa de resposta del 70%. El 94% va valorar l’experiència com a “molt bona” o “excel·lent”.
· Mesura: Qüestionaris breus a través de l’app oficial del congrés i enviament per correu electrònic.
KPI de participació
· Objectiu: 75% d’assistents actius.
· Resultat:
250 preguntes durant les ponències.
400 descàrregues de materials científics.
500 interaccions a xarxes socials amb el hashtag oficial
· Mesura: Dades obtingudes amb la plataforma interactiva i eines de monitorització digital.
KPI de generació de leads
· Objectiu: 200 contactes qualificats per a recerca o col·laboració comercial.
· Resultat: 230 contactes registrats mitjançant escaneig d’acreditacions, dels quals 180 amb alt potencial.
· Mesura: Segmentació de leads al CRM per interès i especialitat mèdica.
KPI de retorn de la inversió (ROI)
· Objectiu: ROI mínim del 250%.
· Resultat:
Ingressos per inscripcions, patrocinis i col·laboracions post-esdeveniment: 900.000 €
Inversió total: 250.000 €
ROI: ((900.000 – 250.000) / 250.000) x 100 = 260
· Mesura: Anàlisi financera combinant ingressos directes i projeccions d’acords futurs.
Aquest congrés internacional de medicina va superar amb escreix els seus objectius. L’alta assistència, la gran satisfacció i participació, la generació de leads de qualitat i un ROI del 260% van confirmar l’èxit del projecte i el van posicionar com a referent al sector mèdic i científic.
Ja sigui una reunió corporativa, una convenció internacional o un congrés, tot esdeveniment ha de partir d’un objectiu clar i mesurable. Cal triar l’espai ideal, planificar la logística, coordinar ponents, dissenyar activitats i oferir una experiència memorable als assistents.
Per aquest motiu, moltes empreses confien en agències DMC com CREA Group Events, que no només compten amb una àmplia experiència, sinó també amb una xarxa de proveïdors locals verificats. Això assegura que l’esdeveniment es dugui a terme a temps, amb la qualitat esperada i amb una òptima gestió dels recursos.
Els cinc KPI clau són: assistència, satisfacció, participació, generació de leads i ROI. Tots aporten informació valuosa sobre el rendiment global de l’esdeveniment.
La participació augmenta quan el programa inclou activitats de team building, dinàmiques interactives i tecnologia que afavoreixi la implicació en temps real. També és fonamental crear espais de networking i oferir continguts rellevants que convidin a la col·laboració i la participació activa.
El ROI es calcula comparant els beneficis obtinguts amb la inversió total, incloent-hi vendes, oportunitats de negoci i estalvi en altres canals. Un enfocament més estratègic considera també l’impacte en notorietat de marca i engagement. Inspira’t amb les nostres idees d’entreteniment per a esdeveniments, pensades per augmentar el valor percebut i el retorn a llarg termini.
